Privacy

Privacy

“We doen ons best, maar we houden het niet kort.”

Ook als kerk kunnen we niet om de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heen. Kern daarbij is ‘zorgvuldigheid en bewustwording’. Welke gegevens bewaar je van je leden, hoe ga je daarmee om, wie mag die gegevens inzien? De ledenadministratie is landelijk en voldoet aan allerlei criteria. Binnen onze gemeente zijn er maar een paar mensen die toegang hebben tot de ledenadministratie om hun werk te kunnen doen. En dan geldt ook nog eens dat die mensen niet alles kunnen zien. Een groepje mensen is bij elkaar geweest om te kijken wat de AVG betekent voor onze gemeente. Er moet bijvoorbeeld een privacy-statement komen en je moet beschrijven wie welke gegevens mag inzien en waarom. Daar gaan we mee aan de slag. PUCO, onze Uithoornse Cloud-omgeving waar we digitale bestanden bewaren, helpt om zorgvuldig om te gaan met gegevens. Iemand wees ons erop tijdens de gemeente-bijeenkomst dat PUCO haar belemmert om vrijwilliger te zijn. Dat is natuurlijk niet de bedoeling van PUCO. Niet voor elke vrijwilligerstaak is het nodig om in PUCO te werken, ook daar moeten we goed op blijven letten.

Privacy, AVG, pastorale zorg en zo meer

Als kerk moeten wij ons houden aan de wet, dus ook aan de nieuwe privacywetgeving die 25 mei in werking trad. Omdat dit op allerlei plaatsen tot vragen en gesprekken aanleiding geeft, een ‘korte’ toelichting.

Zorgvuldig omgaan met de gegevens van onze gemeenteleden deden we als kerk altijd al: de belofte van geheimhouding bij de bevestiging in een ambt is een stuk ouder dan elke privacywet! De wet breidt de bescherming van burgers, dus ook van gemeenteleden, uit en geeft hen bijvoorbeeld het recht op inzage in wat er over hen vastgelegd is. Zo hebben wij uw naam en adres, uw telefoonnummer (tenzij geheim) en emailadres, uw geboorte- en eventueel huwelijksdatum en ook gegevens over de aard van uw lidmaatschap: dooplid, geboortelid of ‘vriend’, met de bijbehorende data. Deze gegevens zijn nodig om contact met u te kunnen onderhouden, om u te kunnen feliciteren rond uw verjaardag, om u om een bijdrage te kunnen vragen, op de hoogte te stellen van activiteiten, enzovoorts. U kunt te allen tijde opvragen welke gegevens van u zijn opgeslagen, die corrigeren en eventueel verwijderen.

Kerkrentmeesters en diaconie hebben daarnaast nog enkele andere gegevens: uw bankrekening­nummer en uw bijdragen, door u toegezegd en gegeven. Het spreekt voor zich dat deze gegevens alléén zijn in te zien door diegenen die daarmee moeten werken, zoals boekhouders en controleurs. Aan ‘derden’, instanties of personen buiten de kerkelijke gemeente, worden in het geheel géén gegevens verstrekt.

Wat het pastoraat betreft, moet nog duidelijk worden wat precies mag en niet mag: de wet is tamelijk globaal en houdt zich niet bezig met looplijsten voor de bezorging van Op Weg. Wij werkten altijd al zorgvuldig, maar gaan dat nog wat aanscherpen. PUCO, onze eigen ‘cloud’, is een van de manieren om gegevens veilig op te slaan, zodat niemand erbij kan die er niet bij moet. Ouderlingen en pastorale medewerkers krijgen een PUCO-mailadres (zo een met … @pkn-uithoorn.nl). Ook voor contactpersonen is dat mogelijk, maar niet verplicht. Met adreslijsten gaan we nog zorgvuldiger om dan voorheen, bijvoorbeeld door de oude te laten inleveren of te vernietigen als er nieuwe wordt verstrekt. In het algemeen streven we naar meer bewustwording.

Een vraagpunt is nog, de vermelding van soms behoorlijk persoonlijke gegevens in de rubriek ‘Uit de gemeente’. We beschouwen dat als een belangrijk onderdeel van ons kerkzijn, noodzakelijk om mee te kunnen leven met elkaar, en we gaan er voorlopig vanuit dat vermelding daar toegestaan blijft. Wat gemeld wordt, gebeurt altijd met toestemming van betrokkene, en betreft alleen de noodzakelijke informatie. Ook hier geldt: overleg als u niet, of juist wel, vermeld wilt worden.

Als u vragen hebt, richt u dan tot de mensen die ervan weten: voor PUCO moet u zijn bij Jeroen Borgman (j.borgman@pkn-uithoorn.nl), voor informatie over uw ‘persoonskaart’ bij het kerkelijk bureau (kb@pkn-uithoorn.nl), voor zaken die specifiek de bijdragen voor diaconie of kerk betreffen wendt u zich tot diaconie resp. kerkrentmeesters; voor de organisatie van het pastoraat tot de predikanten (adressen achterop Op Weg).

Ds. Florisca van Willegen en ds. Joep Dubbink, in overleg met werkgroepje Privacy en Clusterberaad